El proceso de Onboarding:

Su papel para una Employee Experience Positiva

Contenido elaborado por WTC

El onboarding o integración de nuevos empleados, es una fase crítica en el ciclo de vida del empleado que influye significativamente en su experiencia y compromiso con la compañía.

Después de un proceso de reclutamiento intensivo y la selección de los candidatos adecuados, el onboarding asegura que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, preparados y alineados con la cultura y objetivos de la organización. Además comienzan su proceso de fidelización y a sentirse parte del equipo por primera vez.

Muchas empresas esperan al primer día para contarle al empleado cómo es la compañía y empezar a integrarlo, pero un onboarding efectivo empieza mucho antes: justo después del “sí, quiero”.

Tras la firma de la carta de oferta, suele haber un silencio abrumador entre la empresa y el empleado. Llenar este silencio ayuda a mantener el impulso y la emoción establecidos durante el proceso de contratación y preparar al nuevo empleado para su nuevo puesto desde el principio.

La Experiencia del Candidato: Del Reclutamiento a la Contratación

En las primeras fases del funnel de reclutamiento (awareness, consideración, aplicación y proceso de entrevistas), los candidatos enfrentan un proceso intensivo y a menudo prolongado. Según BCG en su World Employer Branding Day 2022, los candidatos consultan hasta 16 fuentes diferentes antes de decidirse a aplicar a una posición, incluyendo referencias y comentarios en plataformas de reclutamiento como LinkedIn o Glassdoor.

El proceso de aplicación puede variar significativamente entre las empresas: desde formularios rápidos de dos minutos hasta aplicaciones detalladas con múltiples requisitos que pueden llevar más de una hora. A esto se suma la incertidumbre sobre recibir un feedback de la compañía (que a veces puede no llegar) y la espera de las múltiples rondas de entrevistas que pueden extenderse durante semanas.

Tras el momento de la verdad en el que uno de los candidatos supera estas fases y es seleccionado, comienza un período de espera hasta su incorporación. Pero, ¿qué sucede después de aceptar la oferta?

El Pre-boarding: El Gran Olvidado

El 64% de las nuevas incorporaciones no recibe ninguna experiencia de preboarding. Es decir, en la experiencia del candidato, tras ese ilusionante “sí, quiero”, experimentan un silencio prolongado, especialmente si la incorporación está programada para dentro de varios meses.

Sin un pre-boarding establecido, la interacción con la empresa cambia de ser muy intensiva a ser mínima y reducirse en muchas ocasiones a temas puramente administrativos. Esto puede generar incertidumbre en el empleado, llevarle a la desilusión e incluso aceptar otra oferta (ya que muchos están en varios procesos simultáneamente).

Un programa de pre-boarding efectivo mantiene un contacto recurrente entre la empresa y el nuevo empleado, enriqueciendo la relación que empezó hace más o menos tiempo. Durante este tiempo, el candidato comienza a familiarizarse con la cultura de la empresa, conoce a sus futuros compañeros y empieza a generar un sentido de pertenencia. Esta interacción constante reduce la probabilidad de sorpresas negativas, como por ejemplo reducir el riesgo de “caídas” por el camino y asegura que el candidato se sienta cada vez más comprometido con su nueva compañía antes de su primer día oficial.

Y llega el primer día

El primer día en un nuevo trabajo es siempre un momento de nerviosismo e incertidumbre para el recién contratado.

Sin un proceso de pre-boarding adecuado, este nerviosismo puede verse exacerbado por la falta de claridad sobre lo que se va a encontrar al cruzar la puerta, lo que se espera de él y la posible desorganización de la empresa.

Un empleado que ha pasado por un buen proceso de pre-boarding, llega a su primer día preparado y seguro. Sabe cómo vestirse, que tareas realizará y tiene una comprensión básica de los términos y procesos clave de la empresa. Esto reduce el estrés y facilita una transición más suave y una integración más rápida y efectiva.

La clave para una incorporación sin contratiempos

Los datos no mienten: el 64% de los candidatos deja el trabajo en los primeros 12 meses por una experiencia negativa en el onboarding. Y es que, en el Candidate Journey del nuevo empleado, un buen onboarding – y su indispensable pre-boarding – se asemeja a una cálida bienvenida que le hace sentir más cómodo y seguro, mientras que, con la ausencia de este proceso, el viaje puede sentirse más turbulento, dejando al candidato ansioso y sin saber bien qué esperar.

Al dedicar tiempo y recursos para asegurar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, informados y preparados, las empresas pueden aumentar significativamente la satisfacción y la retención de sus talentos. De hecho, según estudios, el 22% de los cambios de personal ocurren en los primeros 45 días de trabajo (Grupo Wynhurst), lo que hace que el onboarding sea un momento crucial para establecer la base para el éxito a largo plazo.

Un buen onboarding no solo beneficia al empleado, sino que también fortalece la cultura organizacional y mejora la colaboración entre el equipo. Además, puede mejorar la productividad y el desempeño global de la empresa.

Algunos estudios sugieren que, con un proceso de incorporación efectivo, las organizaciones pueden mejorar la retención de nuevos empleados en un 82% y la productividad en más de un 70% (Glassdoor). Podemos afirmar, por lo tanto, que un buen onboarding es en definitiva una gran palanca de diferenciación para conseguir atraer y fidelizar a los candidatos.

Para garantizar esa satisfacción a lo largo del Employee journey el onboading debe ser visto como una inversión estratégica para un futuro más exitoso, tanto para ellas como para sus empleados.